Zo gaan we om met jouw gegevens

1Wie wij zijn

Hey Harvey is een product van We Compare B.V., gevestigd in Amersfoort en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77732758.

Hey Harvey is een AI-assistent voor ondernemers en hun teams. Je gebruikt hem via de Hey Harvey-app. Hij voert taken uit, beantwoordt vragen, komt met ideeën en automatiseert terugkerend werk. Dat doet hij op basis van de opdrachten die jij geeft en de systemen die jij koppelt. Hey Harvey is bedoeld voor zakelijk gebruik door ondernemers en teams, niet voor consumenten of kinderen.

Onze rol: verantwoordelijke én verwerker

Voor je account-, facturatie- en gebruiksgegevens is We Compare B.V. verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarvoor en hoe we die gebruiken.

De inhoud die jij inbrengt bestaat uit je gesprekken, de kennis over je bedrijf en de gegevens uit systemen die je koppelt (mailbox, agenda, documenten). Voor die inhoud treden wij op als verwerker. Jij (of je bedrijf) bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens worden verwerkt en met welk doel; wij voeren die verwerking voor jou uit. Hiervoor gelden verwerkersvoorwaarden (een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG) die deel uitmaken van onze algemene voorwaarden; de volledige tekst staat in onze verwerkersovereenkomst. Door bij aanvang met die voorwaarden akkoord te gaan, komt de verwerkersovereenkomst tot stand en machtig je ons om de in deze verklaring genoemde sub-verwerkers (zoals de AI-modelaanbieder en onze EU-hostingpartij) in te schakelen. Een afzonderlijke ondertekening is niet nodig.

Deze verklaring beschrijft beide rollen. Waar we als verwerker optreden, handelen we alleen volgens jouw instructies en de gemaakte afspraken.

2Welke gegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn om Hey Harvey voor jou te laten werken. Grofweg gaat het om vier soorten:

Accountgegevens

• Je naam en het e-mailadres dat je voor je account gebruikt.
• De naam die je aan je assistent hebt gegeven.
• Bedrijfsgegevens die je zelf invult, zoals bedrijfsnaam en wat voor werk je doet.

Gesprekken en opdrachten

• De berichten en spraakberichten die je aan Hey Harvey stuurt, en de antwoorden die hij geeft.
• De taken, processen en automatiseringen die je samen met Harvey inricht, inclusief de kennis over je bedrijf die je daarbij deelt (bijvoorbeeld hoe jij offertes opstelt of welke klanten prioriteit hebben).

Gegevens uit gekoppelde systemen

• Als je een mailbox, agenda, document- of bedrijfssysteem koppelt, verwerkt Hey Harvey de gegevens daaruit die nodig zijn om jouw opdracht uit te voeren, bijvoorbeeld de inhoud van een mail die je laat samenvatten of de afspraken van morgen voor je dagvoorbereiding.
• Hey Harvey leest niet ongevraagd je hele mailbox of alle documenten uit; hij gebruikt wat nodig is voor de taak die jij hem geeft of de automatisering die jij hebt goedgekeurd.

Bijzondere en gevoelige gegevens

• We verwerken niet gericht bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, geloof of politieke voorkeur). Zulke gegevens kunnen wel voorkomen in een mail of document dat je laat verwerken; deel ze niet zonder noodzaak.
• Komen ze toch langs in een taak, dan verwerken we ze alleen voor die taak en niet voor andere doelen.

Technische en gebruiksgegevens

• Geanonimiseerde en waar mogelijk samengevoegde gebruiksinformatie: aantallen en frequentie van taken, gebruikte productonderdelen, aantallen gekoppelde accounts en technische statistieken over succes, fouten en doorlooptijden.
• Logbestanden die nodig zijn om storingen op te sporen en misbruik te voorkomen.

3Waarom en op welke grondslag

Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, gaat het concreet om: het verbeteren en veilig houden van het product, het opsporen en voorkomen van fouten en misbruik, en het onderhouden van de klantrelatie. We wegen dat steeds af tegen jouw privacy; je kunt hiertegen bezwaar maken (zie “Jouw rechten”).

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor doelen die niet in deze tabel staan, en we verkopen ze nooit aan derden.

4Hoe AI jouw gegevens gebruikt

Hey Harvey draait op AI-modellen van externe aanbieders, zoals OpenAI (ChatGPT) of Anthropic (Claude), afhankelijk van het abonnement dat jij koppelt. Om een opdracht uit te voeren stuurt Hey Harvey de daarvoor benodigde informatie (je bericht en de relevante context) naar dat model. Het antwoord komt terug bij jou.

Belangrijk om te weten:

• Hey Harvey is een product in ontwikkeling. AI-antwoorden kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Je blijft zelf verantwoordelijk voor beslissingen die je op basis van die antwoorden neemt, en voor externe communicatie die Harvey voor je heeft voorbereid.
• Handelingen met impact buiten je eigen omgeving (zoals het versturen van een mail of het inplannen van een afspraak) voert Hey Harvey alleen uit op jouw opdracht of binnen een automatisering die je zelf hebt goedgekeurd. Je kunt op elk moment kiezen voor een werkwijze waarbij Harvey eerst om akkoord vraagt.
• Wij trainen zelf geen AI-modellen op jouw gesprekken of bedrijfsgegevens.
• Of de modelaanbieder (OpenAI of Anthropic) jouw gegevens gebruikt om z’n modellen te trainen, hangt af van het account dat jij koppelt. Bij zakelijke abonnementen en API-toegang gebeurt dat standaard niet. Bij consumenten-abonnementen kan training standaard aanstaan; je kunt dit uitzetten in de instellingen van de betreffende aanbieder.

5Wachtwoorden en gekoppelde accounts

Om voor je te kunnen werken in gekoppelde systemen heeft Hey Harvey soms toegang nodig tot accounts van jou of je bedrijf. Daarvoor gebruiken we zelf ontwikkelde software waarmee inloggegevens versleuteld worden opgeslagen in een beveiligde kluis.

• Het AI-model ziet je wachtwoorden en gebruikersnamen niet. Inloggen gebeurt via de kluis, zonder dat de gegevens in het gesprek of bij de modelaanbieder terechtkomen.
• Je bepaalt zelf welke accounts je koppelt en kunt een koppeling op elk moment verwijderen.
• Waar mogelijk gebruiken we officieel geautoriseerde koppelingen (zoals OAuth) in plaats van wachtwoorden.

6Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om Hey Harvey te laten werken, en niet meer dan noodzakelijk:

Als andere partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, zorgen we ervoor dat er passende afspraken zijn over de bescherming en verwerking van die gegevens. Je account, gesprekken en kluis slaan we op binnen de Europese Unie, bij Hetzner in Frankfurt. Daar is dus geen sprake van doorgifte buiten de EU. Wanneer een AI-modelaanbieder (OpenAI of Anthropic) persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt, zijn de privacyvoorwaarden en waarborgen van de betreffende aanbieder van toepassing. Deze aanbieders kunnen daarbij gebruikmaken van erkende doorgiftemechanismen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie.

We geven gegevens alleen aan overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

7Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens bewaren we zolang je account actief is, en na beëindiging nog maximaal zes maanden (zie hieronder), tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.
• Gesprekken, taken en automatiseringen bewaren we zolang je account actief is, en na beëindiging nog maximaal zes maanden (zie hieronder), zodat Harvey jouw bedrijf en werkwijze blijft kennen.
• Gegevens uit gekoppelde systemen gebruiken we alleen op het moment dat we een taak voor je uitvoeren; we bewaren ze daarna niet apart. Stel je een terugkerende automatisering in, dan bewaren we alleen wat die nodig heeft om te blijven werken, zoals de opdracht en de instellingen ervan.
• Inloggegevens in de kluis verwijderen we zodra je de koppeling verwijdert. Beëindig je je account, dan verwijderen we ze binnen dezelfde termijn van maximaal zes maanden (zie hieronder).
• Geanonimiseerde gebruiksinformatie is niet tot jou herleidbaar en kunnen we langer bewaren om het product te verbeteren.
• Administratieve gegevens (zoals facturen) bewaren we zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

Na beëindiging van je abonnement bewaren we je account en bijbehorende gegevens nog maximaal zes maanden. Zo kun je je account binnen die periode opnieuw activeren en verdergaan waar je gebleven was. Daarna verwijderen we de gegevens. Wil je dat je account en gegevens eerder worden verwijderd, dan kun je dit op ieder moment aanvragen.

8Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Daaronder vallen in ieder geval:

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer tussen jou, Hey Harvey en gekoppelde diensten.
• Versleutelde opslag van inloggegevens in een aparte kluis, gescheiden van gesprekken en AI-verwerking.
• Logging en monitoring om afwijkingen en incidenten snel te signaleren.

Ondanks alle maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Mocht er toch een datalek ontstaan dat risico’s voor jou oplevert, dan informeren we je daarover zo snel mogelijk en melden we het waar vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9Jouw rechten

Je houdt altijd zeggenschap over je persoonsgegevens. Op grond van de AVG heb je onder andere de volgende rechten:

• Inzage — je kunt opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Aanpassen — kloppen je gegevens niet? Dan kun je ze laten corrigeren.
• Verwijderen — je kunt ons vragen je persoonsgegevens te verwijderen. Soms moeten we bepaalde gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht.
• Tijdelijk beperken — in bepaalde situaties kun je vragen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken.
• Overdragen — je kunt gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt opvragen in een gangbaar bestandsformaat.
• Bezwaar maken — als we je gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kun je daar in bepaalde situaties bezwaar tegen maken.
• Toestemming intrekken — heb je ons ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die toestemming altijd weer intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur je verzoek naar het adres onder “Contact”. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

Gaat je verzoek over persoonsgegevens die Hey Harvey namens jouw organisatie verwerkt, bijvoorbeeld gegevens van klanten, collega’s of leveranciers? Dan loopt het verzoek via jouw organisatie. Waar nodig helpen wij bij de afhandeling daarvan.

Ben je het niet eens met hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10Cookies en website

Onze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site en de onboarding goed te laten werken, zoals het onthouden van de stap waar je gebleven bent. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies zonder je toestemming. Als we in de toekomst analytische cookies willen gebruiken, vragen we daar eerst om.

11Wijzigingen

Hey Harvey ontwikkelt zich snel, en dit beleid groeit mee. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten in de app of per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.

12Contact

Vragen over dit beleid, of wil je een van je rechten uitoefenen? Neem contact op:

We Compare B.V. (handelend onder de naam Hey Harvey)
Spoetnik 40, Amersfoort
KvK 77732758
E-mail: privacy@heyharvey.ai